予想サイトの利用後、メールや画面だけでなく、はがきや封書が自宅に届くことがあります。請求めいた文面や、特別な案内を装ったものもあり、不安から捨てたり、中身だけ残して封筒を処分したりしがちです。ただ、封筒や消印も、後から経緯を説明するときの手がかりになります。ここでは、届いた郵便物を落ち着いて整理する手順をまとめます。
開封する前に状態を撮影する
封を切る前に、表と裏を写真に撮ります。宛名の書き方、差出人名、住所、消印、料金の表示などが一枚に収まるようにします。開封後は封筒を捨てず、中身と一緒に保管します。
受け取った日と状況を書き留める
届いた日、受け取った場所、誰が受け取ったかを控えます。不在票や配達記録の形で届いた場合は、その紙も残します。記憶は日がたつと曖昧になるので、その日のうちに一行でも書いておくと役に立ちます。
台帳に並べる項目を決める
ノートや表計算ソフトに、受取日、差出人名、封筒の種類、書面の題名、書かれた要求、期限の記載、連絡先を列にします。期限が書かれていても、その正当性は自分では判断せず、書いてある通りに写すだけにします。
同封物と本文を分けて控える
チラシ、申込書、振込用紙、パンフレットなど、同封されていたものを一つずつ書き出します。本文の主張と同封物は別に記録しておくと、どの書面で何が言われたのかをあとで区別できます。
記載された連絡先や口座を拾い出す
電話番号、メールアドレス、サイトのURL、振込先を台帳の別欄に写します。すでに記録している運営会社の情報と違う点があれば、その差も書き添えます。書面の連絡先へ、確認のつもりで急いで連絡することは控えます。
原本と写しを分けて保管する
書面と封筒は一つの袋かクリアファイルにまとめ、台帳の行番号を書いておきます。写真や読み取ったデータは別の場所にも複製します。原本に線を引いたり書き込んだりせず、メモは別の紙に残します。
相談のときに見せられる形にする
窓口に相談するときは、台帳と原本の束を持参し、新しいものから順ではなく届いた順に並べておきます。記録は事実の整理にすぎず、その書面にどう対応するか、どんな手続きが取れるかは別の問題です。判断に迷う内容は、予想詐欺相談のような情報も参考にしながら、最終判断は専門家・公的窓口へ確認してください。